Vedtægter for Hjortshøj-Egå Idrætsforening

Foreningens navn er Hjortshøj-Egå Idrætsforening (i forkortet form ”HEI”), og foreningen

har hjemsted i Århus Kommune. Foreningen er stiftet den 31. januar 1966.

Foreningens formål er at virke til fremme af idræt og ungdomsarbejde i Hjortshøj/

Egå/Skæring-området

Foreningen består af en hovedforening samt afdelinger for hver idrætsgren. Hovedforeningen

ledes af en hovedbestyrelse. Afdelingerne ledes af afdelingsbestyrelser

4.1 Hovedgeneralforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

4.2 Den ordinære hovedgeneralforsamling afholdes hvert år inden den 1. juni. Indkaldelse skal

ske ved annoncering med mindst 14 dages varsel. Forslag, der ønskes behandlet på hovedgeneralforsamlingen,

skal være forretningsudvalget i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.

Stemmeret har alle aktive medlemmer, som er fyldt 15 år, samt medlemmer af forretningsudvalget

og afdelingsbestyrelserne. Stemmeberettigede er desuden forældre/værger til

medlemmer under 15 år, idet forældrepar kun har een stemme. Enhver fremmødt har kun een

stemme. Udøvelsen af stemmeretten er dog betinget af, at medlemmet ikke er i kontingentrestance.

Dokumentation for betalt medlemskab skal kunne forevises på forlangende.

4.3 Alle medlemmer, som er fyldt 15 år og som ikke er i kontingentrestance, er valgbare.

4.4 Hovedgeneralforsamlingen træffer sine beslutninger med simpel stemmeflerhed. Forslag om

vedtægtsændring kan dog kun vedtages, såfremt det fremlægges på 2 på hinanden følgende

hovedgeneralforsamlinger med mindst 8 dages og højst 10 ugers mellemrum, og på hver af

disse generalforsamlinger godkendes med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer. I tilfælde af

stemmelighed er et forslag bortfaldet.

4.5 Dirigenten bestemmer afstemningsmåde, men hvis blot eet medlem kræver det, skal der foretages

skriftlig afstemning.

4.6 Den ordinære hovedgeneralforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:

(1) Valg af dirigent

(2) Fremlæggelse af formandens beretning til godkendelse

(3) Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse

(4) Indkomne forslag

(5) Valg af forretningsudvalg:

(a) Hovedformand (ulige år)

(b) Næstformand (lige årstal)

(c) Hovedkasserer (lige årstal)

(d) Sekretær (ulige årstal)

(e) Eventuelle yderligere medlemmer (hvert år)

(f) Suppleant

(6) Valg af revisor og revisorsuppleant

(7) Eventuelt

2

4.7 Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af hovedbestyrelsen og skal

indkaldes, når mindst 100 stemmeberettigede medlemmer skriftligt indgiver begæring herom

til hovedbestyrelsen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned

efter, at begæringen er fremsat over for hovedbestyrelsen med oplysning om det emne, der

ønskes behandlet. Om indkaldelsesmåden gælder det samme som for hovedgeneralforsamlingen.

Enhver ændring af foreningens vedtægter skal indberettes til Århus Kommunes Fritids- og

Kulturforvaltning, som påser, at ændringerne ikke er i strid med Folkeoplysningslovens bestemmelser.

6.1 Hovedbestyrelsen består af det på hovedgeneralforsamlingen valgte forretningsudvalg, formændene

for de enkelte afdelinger, formanden for halbestyrelsen og redaktøren for Idrætsbladet.

6.2 Hovedbestyrelsen varetager foreningens overordnede ledelse.

6.3 Hovedbestyrelsen træffer sine beslutninger på hovedbestyrelsesmøder og er beslutningsdygtig,

når over halvdelen af dens medlemmer er til stede. Der afholdes hovedbestyrelsesmøder

på formandens foranledning eller efter anmodning fra en afdelingsbestyrelse. Dersom en afdelingsformand,

formanden for halbestyrelsen eller redaktøren for Idrætsbladet ikke er i stand

til at give møde, kan de lade sig repræsentere ved en stedfortræder.

6.4 Hovedbestyrelsen kan nedsætte generelle og specielle udvalg til løsning af foreliggende opgaver.

6.5 Hovedbestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen

af sit hverv.

7.1 Forretningsudvalget består af hovedformand, næstformand, hovedkasserer og sekretær, alle

valgt på hovedgeneralforsamlingen, og kan udvides med sådanne yderligere medlemmer,

som hovedgeneralforsamlingen måtte vælge. Et medlem af forretningsudvalget kan ikke samtidig

være medlem af en afdelingsbestyrelse, med mindre der er tale om den i § 11, stk. 11.8,

nævnte situation.

7.2 Forretningsudvalget varetager foreningens daglige ledelse. Det er bl.a. forretningsudvalgets

opgave:

(a) at udføre forhandlingsmæssige og repræsentative opgaver på foreningens

vegne over for myndigheder og organisationer

(b) at udbrede kendskabet til foreningens formål og virke.

(c) at koordinere arbejdet internt i foreningen mellem de enkelte afdelinger

(d) at behandle initiativer til optagelse af nye aktiviteter

(e) at føre tilsyn med de enkelte afdelingers økonomi

7.3 Forretningsudvalget skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen

af sit hverv. Forretningsordenen skal godkendes af hovedbestyrelsen.

3

8.1 Halbestyrelsen består af en repræsentant for hver af afdelingerne gymnastik, basket, badminton,

fodbold og håndbold. Bestyrelsesmedlemmerne udpeges af afdelingsbestyrelserne for eet

år ad gangen. Bestyrelsen konstituerer sig selv. Konstitueringen skal godkendes af hovedbestyrelsen.

8.2 Halbestyrelsen varetager den daglige ledelse af HEI-hallen og skal i alle henseender efterleve

retningslinier udarbejdet eller godkendt af hovedbestyrelsen. Halbestyrelsen skal ved en forretningsorden

træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen

skal godkendes af hovedbestyrelsen.

Forløbet af og beslutninger truffet på hovedgeneralforsamlinger, hovedbestyrelsesmøder, forretningsudvalgsmøder

og halbestyrelsesmøder skal refereres i en forhandlingsprotokol.

10.1 Foreningens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december. Regnskabet skal indeholde

driftsregnskab og status og skal godkendes af hovedbestyrelsen, inden det fremlægges til

godkendelse på hovedgeneralforsamlingen.

10.2 Hovedforeningens regnskab skal revideres af 2 interne revisorer, d.v.s. medlemmer af foreningen.

Disse vælges af hovedgeneralforsamlingen for 2 år ad gangen og er skiftevis på

valg. Desuden vælges for en 1-årig periode een revisorsuppleant. Revisorerne må ikke være

medlemmer af hovedbestyrelsen, kasserere eller revisorer i en af afdelingerne. Dersom det

ikke er muligt at vælge interne revisorer, kan hovedgeneralforsamlingen i stedet vælge et eksternt

revisionsfirma, men kun for eet år ad gangen.

10.3 Afdelingernes regnskaber revideres af den eller de revisorer, som vælges på afdelingsgeneralforsamlingerne.

Dog gælder det, at alle afdelingers indberetninger til Århus Kommunes

Fritids- og Kulturforvaltning vedr. offentlige tilskudsmidler (”tilskudsregnskab”) skal revideres

og påtegnes af den ene af de på hovedgeneralforsamlingen valgte revisorer.

11.1 Inden for hver afdeling er afdelingsgeneralforsamlingen den højeste myndighed.

11.2 Ordinær afdelingsgeneralforsamling afholdes hvert år inden den 1. april. Ekstraordinær afdelingsgeneralforsamling

afholdes, når afdelingsbestyrelsen eller hovedbestyrelsen ønsker det,

eller når mindst 10 % af de aktive afdelingsmedlemmer kræver det. Hver enkelt afdeling fastsætter

selv tidsfristen for indvarsling af afdelingsgeneralforsamling, dog skal indkaldelse finde

sted med et varsel på mindst 8 dage.

11.3 Den ordinære afdelingsgeneralforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:

(1) Valg af dirigent

(2) Fremlæggelse af formandens beretning til godkendelse

(3) Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse

(4) Indkomne forslag

(5) Valg af bestyrelse, revisorer m.fl.

(6) Eventuelt

4

11.4 Vedrørende stemmeret og valgbarhed gælder tilsvarende regler som er anført under bestemmelserne

for hovedgeneralforsamlingen

11.5 I afdelinger med over 50 medlemmer skal afdelingsbestyrelsen bestå af formand, kasserer og

sekretær samt sådanne yderligere medlemmer, som anses for nødvendige til udførelse af bestyrelsens

opgaver.

11.6 I afdelinger med 50 eller færre medlemmer skal afdelingsbestyrelsen bestå af en formand og

en kasserer, men kan suppleres med sådanne yderligere medlemmer, som anses for nødvendige

til udførelse af bestyrelsens opgaver.

11.7 Halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er på valg hvert år, og valgene gælder for en 2-årig

periode. Der føres protokol over generalforsamling og bestyrelsesmøder. Bestyrelsen skal

ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv.

11.8 Dersom afdelingsgeneralforsamlingen ikke er i stand til at vælge en fuldtallig bestyrelse, er

afdelingsbestyrelsen eller forretningsudvalget bemyndiget til at udpege eet eller flere midlertidige

bestyrelsesmedlemmer. Sådanne midlertidige bestyrelsesmedlemmer kan udpeges,

uanset om de er medlemmer af foreningen eller ej. Medlemmer af forretningsudvalget kan ligeledes

udpeges.

11.9 Midlertidigt udpegede bestyrelsesmedlemmer skal afløses af generalforsamlingsvalgte medlemmer

ved afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling så snart som muligt og inden

afholdelsen af næste ordinære afdelingsgeneralforsamling.

11.10 Forretningsudvalget har ret til at deltage i alle afdelingsbestyrelsens møder og skal indkaldes

på samme tid og på samme måde, som bestyrelsens medlemmer bliver indkaldt. Referat af

afdelingens bestyrelsesmøder skal tilgå forretningsudvalget.

11.11 I det omfang, afdelingen finder det påkrævet, udformer afdelingen egne tillægsvedtægter,

som skal vedtages af afdelingsgeneralforsamlingen. Afdelingens tillægsvedtægter skal udarbejdes

inden for rammerne af hovedforeningens vedtægter og kan aldrig tilsidesætte hovedforeningens

vedtægter. I tvivlstilfælde gælder hovedforeningens vedtægter.

11.12 Afdelingsbestyrelsen leder afdelingen og er ansvarlig for alle afdelingens forhold, dels eksternt

og dels internt. Afdelingerne er selvstændige økonomiske enheder, som skal tilrettelægge

og gennemføre deres aktiviteter ansvarsfuldt og omhyggeligt på en sådan måde, at de

til enhver tid kan indfri påtagne forpligtelser.

11.13 Følgende dispositioner skal af afdelingerne fremlægges for hovedbestyrelsen til godkendelse,

før dispositionerne træffes:

(a) Køb, salg eller pantsætning af værdipapirer eller fast ejendom for beløb,

som overstiger en beløbsgrænse fastsat af hovedbestyrelsen

(b) Udlån, optagelse af lån eller kreditter eller indgåelse af kautionsforpligtelser

for beløb, som overstiger en beløbsgrænse fastsat af hovedbestyrelsen

(c) Indgåelse af ansættelseskontrakter eller lejekontrakter el. lign. for beløb,

som overstiger en beløbsgrænse fastsat af hovedbestyrelsen.

(d) Andre dispositioner, som ikke kan henregnes til sædvanligt forekommende

dispositioner i den pågældende afdeling.

11.14 De i stk. 11.11 (a), (b) og (c) nævnte beløbsgrænser fastsættes af hovedbestyrelsen for eet år

ad gangen..

5

11.15 Afdelingerne skal til hovedbestyrelsen v/forretningsudvalget indsende budgetter og regnskaber

Afdelingernes budgetter og regnskaber skal udarbejdes efter regnskabsprincipper og retningslinier

fastlagt af hovedbestyrelsen.

11.16 Økonomiske vanskeligheder i en afdeling skal rapporteres til hovedbestyrelsen, og hovedbestyrelsen

tager derefter stilling til, i hvilket omfang den ønsker at deltage i afdelingsbestyrelsens

beslutningsproces med henblik på at løse vanskelighederne. Dersom der i en sådan situation

opstår uenighed mellem afdelingsbestyrelsen og hovedbestyrelsen, kan hovedbestyrelsen

vælge at suspendere eet eller flere medlemmer af afdelingsbestyrelsen og selv overtage eller

udpege andre medlemmer af foreningen til at overtage de suspenderede medlemmers funktioner,

indtil afdelingens økonomiske forhold er genoprettet.

11.17 Den enkelte afdeling kan oprette en støtteforening. Det skal fremgå af en støtteforenings vedtægter,

at foreningens formue i tilfælde af opløsning skal tilfalde den afdeling i HEI, som foreningen

er tilknyttet.

I afdelinger, hvor der modtages offentlige tilskud i henhold til Folkeoplysningsloven, hæfter

afdelingsbestyrelsens medlemmer personligt for tilbagebetaling, dersom et tilbagebetalingskrav

er gjort gældende som følge af retsstridig handling eller undladelse, som kan tilregnes

pågældende som forsætlig eller groft uagtsom. I alle andre tilfælde hæfter bestyrelsens medlemmer

ikke personligt for offentlige tilskud modtaget af afdelingerne.

13.1 Foreningen tegnes af hovedformanden i forening med hovedkassereren.

13.2 Afdelingerne tegnes af afdelingsformanden i forening med afdelingskassereren, idet det dog

gælder, at i retshandler, som vedrører optagelse af lån eller kreditter og køb, salg eller pantsætning

af fast ejendom, tegnes afdelingen af afdelingsformanden i forening med hovedformanden.

Hovedbestyrelsens administrations- og driftsudgifter samt udgifter til drift af Idrætsbladet

dækkes af afdelingerne i forhold til deres medlemstal. Hovedforeningskontingentet fastsættes

af hovedbestyrelsen. Medlemskontingent til afdelingerne fastsætte af afdelingsbestyrelserne.

Foreningen og/eller afdelingerne kan tilslutte sig overordnede organisationer, landssammenslutninger,

specialforbund og lign.

16.1 Enhver kan optages som aktivt eller passivt medlem. Aktive og passive medlemmer indmeldes

i og udmeldes af afdelingerne.

16.2 Et medlem, som ikke har betalt kontingent, kan ekskluderes af den pågældende afdelingsbestyrelse.

16.3 Et medlem, som er ekskluderet af en afdeling, kan ikke dyrke idræt i en anden afdeling.

16.4 Ethvert medlem, som direkte eller indirekte skader en afdelings interesser, kan af afdelingsbestyrelsen

idømmes karantæne i op til 1 år eller ekskluderes. Den ekskluderede kan, hvis der

fremsættes skriftlig anmodning herom, få sin sag behandlet på førstkommende afdelingsgeneralforsamling,

og den ekskluderede kan føre sin sag personligt eller ved bisidder. Indbringelse

af en eksklusionssag for en afdelingsgeneralforsamling har ikke opsættende virkning

6

16.5 Dersom hovedbestyrelsen finder, at et medlem har skadet hovedforeningens interesser, kan

hovedbestyrelsen indstille til den eller de pågældende afdelingsbestyrelse(r), at medlemmet

ekskluderes.

17.1 Forslag om oprettelse eller nedlæggelse af en afdeling skal fremlægges for hovedbestyrelsen

til godkendelse

17.2 Dersom hovedbestyrelsen har godkendt et forslag om nedlæggelse af en afdeling, kan den

pågældende afdeling med opsættende virkning forlange beslutningen udskudt til endelig afgørelse

på en hovedgeneralforsamling.

17.3 I tilfælde af en afdelings opløsning overtages afdelingens aktiver og passiver af foreningen.

Forslag om nedlæggelse af foreningen skal vedtages af to på hinanden følgende ordinære eller

ekstraordinære hovedgeneralforsamlinger, hvor forslaget ved skriftlig afstemning skal opnå

mindst 2/3 af de afgivne stemmer. I tilfælde af opløsning skal foreningens midler tilfalde

idrætslige formål i foreningens område. Formålet fastsættes af den opløsende generalforsamling.

Således vedtaget på foreningens ordinære generalforsamling afholdt den 8. maj 2003 med ændringer

vedtaget på senere generalforsamlinger, sidst på ekstraordinær generalforsamling afholdt den

25. juni 2008:

Aage Andersen Peer Aidel

Hovedformand Næstformand

E. P. Hansen Jørgen Jensen Aase Haislund

Hovedkasserer Sekretær Ad hoc medlem